SERVICIOS

(Para una información más completa se aconseja consultar las Normas Básicas de Organización de Archivos de Oficina)

Se reconoce a la comunidad universitaria y a los ciudadanos en general el derecho de acceso y consulta a los documentos constitutivos del patrimonio documental de la Universidad, de acuerdo con lo que dispone la legislación vigente.

El Archivo presta los siguientes servicios

• Recogida y custodia de la documentación producida y recibida por la Universidad de Sevilla. La recogida se realiza mediante las transferencias

• Acceso Web a la base de datos del Archivo Universitario

• Consulta de documentos de acuerdo con lo que dispone la legislación vigente una vez acordado el régimen de acceso (Aprobado por la Comisión Técnica de Evaluación de la Documentación de la Universidad de Sevilla en la sesión del 12 de febrero de 2014)

• Préstamo de documentos a las unidades administrativas de la Universidad.

• Préstamos externos de documentos, con fines culturales, previa autorización del Consejo de Gobierno de la Universidad.

• Reproducción de documentos, previa petición de autorización a la Secretaría General de la Universidad (Aprobado por la Comisión Técnica de Evaluación de la Documentación de la Universidad de Sevilla en la sesión del 12 de febrero de 2014)

• Asesoramiento archivístico.

• Biblioteca especializada.

• Apoyo a la docencia y a la investigación.

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TRANSFERENCIAS :>>

La transferencia de la documentación al Archivo se hará a cargo de las Unidades Administrativas y de Servicios, de acuerdo con los períodos de conservación aprobados por la Comisión Técnica de Evaluación de la Documentación.

Los expedientes se remitirán al Archivo cuando esten concluidos y completos, o cuando el acto sea firme en el caso de resoluciones jurídicas.

Las transferencias de documentación en soporte informático se efectuarán mediante un sistema que garantice la autenticidad de los documentos y el mantenimiento de su valor de evidencia durante tanto tiempo como sea necesario.

Para solicitar una transferencia de documentación hay que enviar al Archivo, por correo electrónico, el impreso de solicitud de espacio.

En el momento en el que en el Archivo haya espacio suficiente para recoger la documentación, se avisará a la Unidad solicitante para que prepare la documentación a transferir.

Habrá que rellenar el impreso de transferencia de documentación así como el formulario de identificación de series documentales

La documentación se enviará en cajas normalizadas de archivo, con numeración correlativa, en la que se indicará nombre de la Unidad productora que transfiere la documentación y fechas que abarca.

En la hoja de entrega de documentación se hará relación numerada de las cajas enviadas, indicando en cada una de ellas la fecha y el contenido de las mismas. Mientras que la documentación no sea organizada por el personal del Archivo, la relación de entrega es el instrumento que permite localizar la documentación para un futuro préstamo. El impreso se mandará, duplicado, por correo interno. El Archivo remitirá a la Unidad Administrativa o Servicio, el duplicado del impreso sellado y firmado por la dirección del Archivo, una vez que se haya comprobado que está correcto.

Para transferir los sellos de caucho o improntas que han quedado en desuso, el procedimiento es el siguiente: las Unidades Administrativas o Servicios deberán ponerse en contacto con el Archivo para comunicar el envío y rellenar el impreso de transferencia de sellos. Se estampará el sello en el recuadro que pone modelo y se indicará la cantidad que se envía. Los sellos se enviarán al Archivo en sobres de seguridad para evitar el deterioro de los mismos. Al igual que las transferencias de documentación, el impreso de entrega de sellos se hará por duplicado; el Archivo, una vez cotejada la relación de entrega con los sellos enviados, enviará al Servicio el duplicado del impreso sellado y firmado.

 

CONSULTA: >>

Cualquier persona puede solicitar la consulta de documentos depositados en el Archivo. Tendrán la consideración de consultas internas aquellas que sean efectuadas por las Unidades Administrativas y de Servicios de la Universidad en el ejercicio de sus funciones. El resto de consultas, así como las que puedan efectuar el resto de miembros de la comunidad universitaria, se someterán a las normas generales y no tendrán la consideración de internas. Las consultas podrán efectuarse siempre que se respeten las leyes de protección de datos y que la documentación haya cumplido los plazos reglamentarios.
Para realizar la consulta, se debe remitir al Archivo un correo electrónico en el que se deben incluir los datos identificativos de la persona que realiza la consulta, incluyendo un teléfono de contacto.

Para hacer uso del derecho de acceso se cumplirá con las siguientes normas:

1. El usuario se acreditará antes de acceder a la sala de consulta.

2. Los investigadores que vayan a hacer uso de los fondos del Archivo Universitario tendrán la obligación de cumplimentar el impreso modelo correspondiente que se encuentra a su disposición. También podrá ser solicitada una consulta a través de cualquier otro medio de comunicación (correo ordinario, e-mail, fax,..), siempre que se facilite la misma información requerida en el impreso. En él se harán constar los siguientes datos: nombre y apellido del solicitante, DNI o pasaporte, teléfono, e-mail,  finalidad o tema de investigación, expediente solicitado, fecha y firma del solicitante.

3. La consulta se llevará a cabo en la sala habilitada para ello por el Archivo Universitario y en el horario establecido (de 9:00 a 14:00, de lunes a viernes).

4. Los documentos consultados no podrán salir de la sala y serán devueltos antes de que el usuario la abandone.

5. No podrá consultarse al mismo tiempo más de una unidad de descripción o de instalación (libro, caja, legajo, etc.) y no será atendida una nueva solicitud sin hacer entrega de la anterior.

6. El investigador respetará la organización, si la hubiera, de la documentación solicitada.

7. El Centro podrá denegar la consulta directa de los documentos atendiendo a su estado de conservación, en cuyo caso facilitará, en la medida de lo posible, el acceso a reproducciones o a la información que el usuario requiera.

8. Con carácter general, todo investigador que publique alguna obra en la que haya utilizado como fuentes dichos fondos, aunque no aparezcan reproducidos, estará obligado a citar su procedencia.

9. El autor de cualquier tipo de publicación para la cual haya sido necesario consultar o reproducir los documentos del Archivo tendrá la obligación de entregar un ejemplar a su Biblioteca Auxiliar.

10. Los inventarios y otros instrumentos de descripción no podrán ser publicados por los usuarios ni total ni parcialmente.

11. En caso de dudas, o por necesidades de información, el usuario podrá solicitar la presencia de personal auxiliar o técnico del Archivo en la sala de consulta.

 

PRÉSTAMO: >>

El Archivo podrá efectuar préstamos de la documentación a las Unidades Administrativas y de Servicios de la Universidad  para facilitar su consulta y  agilizar los trámites administrativos y la toma de decisiones.

Si una Unidad o Servicio solicita una documentación y no es productora de la misma, debe ponerse en contacto con quien la produjo y que sea esta ultima quien solicite el préstamo. La Unidad solicitante es la responsable de la integridad del documento prestado.

Para solicitar un préstamo, hay que cumplimentar el impreso de solicitud de préstamo y enviarlo por correo electrónico al Archivo. El plazo máximo de préstamo de documentos se establece en seis meses, a excepción de aquella documentación que por las características especiales necesite más tiempo.

 

REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS: >>

El servicio de reproducción de documentos se concibe como apoyo a las consultas.

El derecho de acceso conlleva el de la obtención de copias. La reproducción podrá dar lugar a tasas públicas, que en su caso aprobará la Universidad.

1. La solicitud de reproducción de documentos se realizará mediante impreso normalizado que proporcionará el Archivo, en el que se harán constar: nombre del solicitante, DNI o pasaporte, dirección completa, expediente o documentos objeto de la reproducción, años, signatura, si se sabe, número de documentos a reproducir.

2. Si la documentación contiene datos referidos a la seguridad, honor o intimidad de las personas, el derecho a la reproducción está reservado sólo a ellas o a las personas que expresamente autoricen. No será necesaria autorización si han transcurrido 25 años de la muerte de la persona afectada o 50 años  a partir de la fecha de los documentos.

3. El consentimiento de las personas afectadas por lo previsto en el punto anterior deberá expresar los términos de la autorización y acompañar la solicitud.

4. En el caso de que se trate de documentación con valor administrativo, el solicitante deberá presentar la petición directamente a la unidad administrativa responsable del procedimiento y contar con la autorización de la Secretaría General.

5. Las reproducciones se harán siempre con los medios técnicos disponibles en el Archivo Universitario.

6. Las restricciones y limitaciones para la reproducción de documentos serán siempre motivadas en alguna de las siguientes razones:

• Las mencionadas en el punto 2 de estas normas.

• El respeto a la legislación vigente  en materia de Archivos y Patrimonio documental.

• Las establecidas en la legislación sobre el régimen jurídico y el procedimiento administrativo de las Administraciones Públicas.

• El estado de conservación de los documentos.

• La necesidad de adoptar medidas encaminadas a asegurar la adecuada conservación y buen uso de los fondos.

7. En ningún caso, los documentos u obras en mal estado de conservación o que corran peligro de estarlo serán reproducidos mediante manipulación mecánica o por medio de sistemas con efectos negativos, tales como la luz intensa, calor, etc. (fotocopia, escáner...).

8. Los materiales de características especiales por razones de formato, tamaño, peso, estado de conservación y encuadernación, etc., no se reproducirán diréctamente del original a no ser por medios fotográficos.

9. Quedan prohibidas las reproducciones de instrumentos de descripción del Archivo Universitario que no hayan sido publicados, así como de series completas.

10. Es obligatoria en cualquier edición o publicación que contenga reproducciones de documentos la referencia a la procedenciade los mismos, citando al Archivo y la signatura de los mismos, según lo dispuesto en el art. 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo.

 

 

Horario de atención al público: de 9'00 a 14'00