ARCHIVO UNIVERSITARIO

PRÓLOGO

La Carta de Servicios del Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla tiene como propósito facilitar a las personas usuarias la obtención de información relativa a los servicios que presta, compromisos de calidad, mecanismos de participación activa, y otros datos de interés que redunden en la mejora sistemática del servicio para los clientes y personas usuarias de éste.

Como consecuencia de lo anterior, los responsables adoptarán las medidas necesarias para garantizar que el contenido de la presente Carta sea aplicado por todas las personas del Archvo Universitario.

A) DATOS DE CARÁCTER GENERAL

I. Datos identificativos

I.I. Datos identificativos del Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla

El Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla es una unidad administrativa que depende funcionalmente de la Secretaría General de la Universidad de Sevilla.

I.II. Misión del Archivo Universitario

El Archivo Universitario, dependiente de la Secretaría General, se encarga de la recepción, tratamiento, organización, accesibilidad y difusión del patrimonio documental de la Universidad, para contribuir a la eficacia y eficiencia de la gestión administrativa, satisfacer las necesidades de información en la toma de decisiones y cooperar en el avance del conocimiento.

I.III. Identificación de la Unidad responsable de la elaboración, gestión y seguimiento de la Carta de Servicios

El Vicerrectorado de Docencia es la unidad responsable de la coordinación operativa en los trabajos de elaboración de las Cartas de Servicios de la Universidad de Sevilla, correspondiendo la gestión y seguimiento de ka presente Carta al Archivo Universitario.

I.IV. Formas de colaboración y participación con el Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla

Las personas usuarias del Archivo Universitario, ya sean de carácter interno o externo, pueden participar y colaborar en la mejora de la prestación del servicio a través de:

- Expresando sus opiniones en las distintas encuestas que se realicen.

- Accediendo a los sistemas de Quejas y Sugerencias habilitados al efecto.

II. Servicios prestados

II.I. Relación de Servicios que presta el Archivo

- Recogida y custodia de la documentación producida y recibida por la Universidad de Sevilla.

- Consulta de la documentación depositada en el Archivo.

- Préstamo de la documentación a las Unidades Administrativas que hayan transferido documentación al Archivo.

II.II. Normativa reguladora de los servicios prestados por el Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla

General:

• Decreto 324/2003, de 25 de noviembre, de la Consejería de Educación y Ciencia de la Junta de Andalucía, por la que se aprueba el Estatuto de la Universidad de Sevilla, (BOJA nº 10, de 16 de enero de 2004); adaptado por el Decreto 16/2008, de 29 de enero, (BOJA nº 22, de 31 de enero de 2008)

• L.O. 2/2007, de 19 de marzo, de Reforma del Estatuto de Autonomía para Andalucía, (BOE nº 68, de 20 de marzo de 2007)

• L.O. 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades, (BOE nº 307, de 24 de diciembre de 2001); modificada por la L.O. 4/2007, de 12 de abril, (BOE nº 89, de 13 de abril de 2007)

• Ley 15/2003, de 22 de diciembre, Andaluza de Universidades, (BOJA nº 251, de 31 de diciembre de 2003)

• Constitución Española, de 27 de diciembre, (BOE nº 311, de 29 de diciembre de 1978)

Normativa administrativa básica:

• Ley 56/2007 de 28 de diciembre de Medidas de impulso de la Sociedad de la Información, (BOE nº 312, de 29 de diciembre de 2007)

• Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, (BOE nº 150 de 23 de junio de 2000)

• Ley 59/2003, de 19 de diciembre, sobre Normas reguladoras de Firma electrónica, (BOE nº 304, de 20 de diciembre de 2003)

• Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, por el que se regula los Servicios de Información administrativa y Atención al ciudadano, (BOE, nº 55, de 4 de marzo de 1996)

• Decreto 204/1995, de 29 de agosto, de la Consejería de Gobernación de laJjunta de Andalucía por el que se establece las Medidas organizativas para los servicios de atención directa a los ciudadanos, (BOJA nº 136, de 26 de octubre de 1995)

• Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo común, (BOE nº 285, de 27 de noviembre de 1992); modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero, (BOE nº 12, de 14 de enero de 1999)

Normativa Básica de aplicación transversal:

• Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la L.O. 15/1999, de Protección de Datos de carácter personal, (BOE nº 17, de 19 de enero de 2008)

• Ley 12/2007, de 26 de noviembre, de Promoción de la Igualdad de Género en Andalucía, (BOJA nº 247, de 18 de diciembre de 2007)

• L.O. 3/2007, de 22 de marzo, de Igualdad efectiva de mujeres y hombres, (BOE nº 71, de 23 de marzo de 2007)

• L.O. 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, (BOE nº 298, de 14 de diciembre de 1999)

Específica:

Legislación y Normativa Estatal

• Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno (BOE, nº 295 de 10 de diciembre de 2013)

• Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso (BOE nº 284, de 25 de noviembre de 2011)

• Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto del original (BOE nº 274, de 15 de noviembre de 2002)

• Real Decreto 64/1994, de 21 de enero, por el que se modifica el Real Decreto 111/1986, de 10 de enero, de desarrollo parcial de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE, nº 52 de 2 de marzo de 1994)

• Real Decreto 111/1986, de 10 de enero, de desarrollo parcial de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE, nº 24 de 28 de enero de 1986)

• Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE, nº 155 de 29 de junio de 1985)

Legislación y Normativa Autonómica

• Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía (BOJA nº 222, de 11 de noviembre de 2011)

• Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histórico de Andalucía (BOJA nº 248,  de 19 de diciembre de 2007)

• Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos (BOJA, nº 43 de 11 abril de 2000)

Normativa Propia (Universidad de Sevilla)

• Acuerdo 13.1/CG22-7-08, por el que se aprueba el Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla (BOUS nº 2, de 1 de octubre de 2008)

III. Derechos de las personas usuarias de los servicios.

III.I. Derechos de las personas usuarias en general.

De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, las personas usuarias tienen derecho, entre otros, a:

• Ser tratadas con el debido respeto y consideración.

• Recibir información de interés general y específico en los procedimientos que les afecten, que se tramiten en este Servicio de manera presencial, telefónica, informática y telemática.

• Ser objeto de una atención directa y personalizada.

• Obtener la información administrativa de manera eficaz y rápida.

• Recibir una información administrativa real, veraz y accesible, dentro de la más estricta confidencialidad.

• Obtener una orientación positiva.

• Conocer la identidad de las autoridades y del personal funcionario que tramitan los procedimientos en que sean parte.

Además, se garantiza:

• El acceso a los servicios disponibles de tramitación telemática como garantía de cumplimiento de la normativa de aplicación.

• La igualdad de oportunidades y el acceso a todos los servicios a las personas con discapacidad, mediante el establecimiento de mecanismos y alternativas técnicas que hagan accesible los sistemas de comunicación y señalización.

• El impulso de las políticas de igualdad de oportunidades entre hombre y mujeres.

• La confidencialidad en la información de carácter personal, garantizando el derecho a la privacidad, así como la rectificación o cancelación de los datos inexactos o incompletos.

• Conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de las solicitudes en las que se tenga la condición de interesado.

• Conocer la identidad de los responsables y del personal que tramita los procedimientos en los que sea parte.

• Derecho a ser informados de los resultados de las encuestas, evaluaciones y mejoras alcanzadas.

Además, cuando se trate de alumnos y alumnas:

• Obtener de la Universidad información y orientación para su formación académica y profesional.

• Conocer los planes de estudios, los programas, bibliografía básica, criterios de evaluación, profesorado, horarios tanto de clases como de tutorías, y calendario de exámenes previstos en cada asignatura en el período de matrícula. Los estudiantes tendrán acceso a dicha información en soporte impreso y virtual.

• Recibir información sobre todo tipo de becas y ayudas al estudio, en especial las que pueda otorgar la Universidad, así como, formar parte de las comisiones, que las otorguen.

• Beneficiarse, de acuerdo con las normativas específicas, de becas, ayudas y exenciones que favorezcan el acceso al estudio y a la investigación.

• La obtención de información de las cuestiones que afectan a la comunidad universitaria.

IV. Quejas, sugerencias y reclamaciones.

IV.I. Quejas, sugerencias y reclamaciones.

1. Las personas usuarias del Archivo Universitario, tienen reconocido su derecho a formular quejas, sugerencias sobre el funcionamiento de los servicios prestados que les son de su competencia.

2. Los sistemas de Quejas y Sugerencias son también un instrumento que facilita la participación de todas las personas en sus relaciones con el Archivo Universitario en particular y en general con la Universidad de Sevilla, ya que pueden presentar las quejas oportunas cuando consideren haber sido objeto de desatención, tardanza o cualquier otra anomalía, así como formular cuantas sugerencias estimen convenientes en orden a mejorar la eficacia de los servicios.

IV.II. Formas de presentación de las Quejas y Sugerencias.

Quienes pretendan formalizar una queja o sugerencia, deberán formalizarlas a través de los buzones electrónicos o, en su caso, físicos disponibles en Archivo Universitario.

IV.III. Tramitación.

Una vez recibida y admitida la queja o sugerencia, el responsable de Archivo Universitario recabará la información necesaria al objeto de poder resolverla. Se elaborará un informe al efecto, que será remitido a la persona interesada, de forma personalizada, en el plazo previsto por el Archivo Universitario.

V. Direcciones y formas de acceso.

V.I. Direcciones postal, telefónico y telemáticas.

Para contactar con los distintos servicios de la Universidad de Sevilla, las personas interesadas, como clientes internos/externos, podrán dirigirse a:

Universidad de Sevilla. Archivo Universitario
C/ San Fernando 4
41004 Sevilla
Tfno. 954556484
Fax. 954556462
http://servicio.us.es/archivous/

V.II. Formas de acceso y transporte.
1. Mediante transporte público desde las paradas de autobuses urbanos de las líneas siguientes:
T1, C1, C2, C3, C4, 1, 5, 21, 22, 23, 25, 26, 28, 29, 30, 31, 33, 34, 36, 37, 41, 42
Aparcamientos de las estaciones de Sevici: 98, 100 y 101.
Metro de Sevilla: Línea 1, Estación Prado y Puerta Jerez.

B) DATOS DERIVADOS DE COMPROMISOS DE CALIDAD Y DE LA NORMATIVA APLICABLE.

I. Compromisos de calidad.

I.I. Niveles de compromisos de calidad ofrecidos.

La relación de servicios expuestos por el Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla recogidos en esta Carta de Servicios se prestaran y reconocerán conforme a los siguientes compromisos de calidad:

• Responder a las solicitudes de reserva de espacios para transferir documentación al Archivo, en el plazo máximo de una semana.

• Resolver cualquier tipo de solicitud de préstamos y consultas, en un plazo máximo de tres días, en función de la naturaleza de la documentación.

• Atención inmediata a cualquier tipo de solicitud que exija una búsqueda simple.

• Revisión y cotejo de la relación de entrega con la documentación transferida y envío de una ejemplar de la misma debidamente validado a la Unidad correspondiente, en un plazo máximo de cuarenta y ocho horas.

• Facilitar información y referencia sobre otros archivos y fuentes documentales universitarias en el plazo máximo de cuarenta y ocho horas.

II. Indicadores.

II.I. Indicadores de calidad.

• Porcentaje de solicitudes de reserva de espacios para transferir documentación al Archivo, respondidas en una semana sobre el total de solicitudes recibidas.

• Número de préstamos y consultas de documentos atendidos, en un plazo máximo de tres días, en función de la naturaleza de la documentación.

• Número de solicitudes de préstamo y consulta atendidas en un plazo máximo de 24 horas.

• Porcentaje de relaciones de entrega validadas por la Jefatura del Archivo enviadas en un plazo máximo de cuarenta y ocho horas.

• Porcentaje de consultas de información y  referencia sobre otros archivos y fuentes documentales universitarias en el plazo máximo establecido

C) DATOS DE CARÁCTER COMPLEMENTARIO

I.I Otros datos de interés.
Plano se situación del Archivo Universitario http://webapps.us.es/SIGUS/web/_edificio/servicio.php?id=U294

Sevilla, 12 de noviembre de 2015

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