S E R V I C I O S

Se reconoce a la comunidad universitaria y a los ciudadanos en general el derecho de acceso y consulta a los documentos constitutivos del patrimonio documental de la Universidad, de acuerdo con lo que dispone la legislación vigente.

El Archivo presta los siguientes servicios

• Recogida y custodia de la documentación producida y recibida por la Universidad de Sevilla. La recogida se realiza mediante las transferencias.
• Acceso web a la base de datos del Archivo Universitario.
• Consulta de documentos de acuerdo con lo que dispone la legislación vigente y una vez se haya acordado el régimen de acceso.
• Préstamo de documentos a las unidades administrativas de la Universidad.
• Préstamos externos de documentos, con fines culturales, previa autorización del Consejo de Gobierno de la Universidad.
• Reprografía, previa petición de autorización a la Secretaría General de la Universidad.
• Asesoramiento archivístico.
• Biblioteca especializada.
• Apoyo a la docencia y a la investigación.

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TRANSFERENCIAS :

La transferencia de la documentación al Archivo se hará a cargo de las Unidades Administrativas y de Servicios, de acuerdo con los períodos de conservación aprobados por la Comisión Técnica de Evaluación de la Documentación.

Los expedientes se remitirán al Archivo cuando estén concluidos y completos y cuando el acto sea firme en el caso de resoluciones jurídicas.

Las transferencias de documentación en soporte informático se efectuarán mediante un sistema que garantice la autenticidad de los documentos y el mantenimiento de su valor de evidencia durante tanto tiempo como sea necesario.

Para solicitar una transferencia de documentación hay que enviar al Archivo (archivo@us.es), por correo electrónico, el impreso de solicitud de espacio.

Cuando en los depósitos del Archivo haya espacio suficiente para recoger la documentación, se avisará a la Unidad solicitante para que prepare la documentación a transferir.

Habrá que rellenar el impreso de relación de entrega de documentación que, según el volumen de la transferencia, puede ser de dos tipos: de menos o más de 17 cajas de archivo.

La documentación se enviará en cajas normalizadas de archivo, con numeración correlativa, en la que se indicará nombre de la Unidad productora que transfiere la documentación y fechas que abarca.

En la hoja de entrega de documentación se hará relación numerada de las cajas enviadas, indicando en cada una de ellas la fecha y el contenido de las mismas. Mientras que la documentación no esté organizada por el personal del Archivo, la relación de entrega es el instrumento que permite localizar la documentación para un futuro préstamo. El impreso, firmado y sellado, se enviará por triplicado por correo interno. Hechas las comprobaciones pertinentes, el Archivo devolverá a la Unidad Administrativa o Servicio, una copia del impreso sellado y firmado.

Para transferir los sellos de caucho o improntas que han quedado en desuso, el procedimiento es el siguiente: las Unidades Administrativas o Servicios deberán ponerse en contacto con el Archivo para comunicar el envío y rellenar el impreso de transferencia de sellos. Se estampará el sello en el recuadro que pone modelo y se indicará la cantidad que se envía. Los sellos se enviarán al Archivo en sobres de seguridad para evitar el deterioro de los mismos. Al igual que las transferencias de documentación, el impreso de entrega de sellos se hará por triplicado; el Archivo, una vez cotejada la relación de entrega con los sellos enviados, enviará al Servicio una copia del impreso sellado y firmado.

CONSULTA:

Tendrán la consideración de consultas internas aquellas que sean efectuadas por las Unidades Administrativas o Servicios de la Universidad en el ejercicio de sus funciones. El resto de consultas, así como las que puedan efectuar otros miembros de la comunidad universitaria, se someterán a las normas generales y no tendrán la consideración de internas. Las consultas podrán efectuarse siempre que se respeten las leyes de protección de datos y que la documentación haya cumplido los plazos reglamentarios.
Para realizar la consulta, hay que cumplimetar el impreso de solicitud de consulta y enviarlo al Archivo por correo electrónico(archivo@us.es).

PRÉSTAMO:

Las Unidades Administrativas o Servicios de la Universidad  podrán solicitar el préstamo de su documentación transferida al Archivo.

Si una Unidad o Servicio solicita una documentación y no es productora de la misma, debe solicitar el préstamo a través de la Unidad que la produjo y que sea ésta última quien solicite el préstamo. La Unidad solicitante es la responsable de la integridad del documento prestado.

Para solicitar un préstamo, hay que cumplimentar el impreso de solicitud de préstamo y enviarlo por correo electrónico al Archivo (archivo@us.es). El plazo máximo de préstamo de documentos se establece en seis meses, a excepción de aquella documentación que por las características especiales necesite más tiempo.

Horario de atención al público: de 9'00 a 14'00