EL ARCHIVO AYER Y HOY

 

La Universidad de Sevilla, generadora por naturaleza y por sus dimensiones de una cantidad ingente de documentos provenientes de las diversas instancias de su organización administrativa, carecía de un archivo centralizador, situación causante de un estado de carencia en cuanto al mantenimiento y conservación de tales fondos. En 1997 decidieron sus autoridades académicas remediar ese estado de cosas, asignando los medios necesarios para la creación de un verdadero Archivo Universitario.
Por razones difíciles de explicar, la documentación de la Universidad de Sevilla sufrió un colapso en el último tercio del pasado siglo XX. Esta situación se manifestaba, entre otras circunstancias, en la saturación de los archivos de oficina, así como en la utilización de sótanos no acondicionados y de otras ubicaciones igualmente no idóneas para almacenar documentos y otros materiales que, de resultas, quedaron dañados por efecto de la humedad y, en general, del abandono en su cuidado. En el año 1997, el Equipo de Gobierno de la Universidad decidió poner fin a esa situación y asignó los medios necesarios para erigir un verdadero Archivo Universitario. Pasado el tiempo y vistos los resultados, podemos afirmar que éstos han sido positivos: han sido diez años de duro trabajo, de vencer uno y mil obstáculos, de una lucha continua con las dificultades diarias y de alejar muchas veces, por qué no decirlo, la sombra del desánimo.
Considerando el estado de la documentación de la Universidad, la falta de infraestructura, la lentitud de la burocracia y las vicisitudes que se podían presentar, se proyectó la organización del Archivo en varias etapas. El tiempo de duración de cada una de ellas no se pudo determinar a priori, sino que estuvo condicionado por las circunstancias que se fueron presentando y las soluciones que se tenían que aplicar en cada caso.
La primera tarea fue recoger la documentación que estaba dispersa para evitar que siguiera deteriorándose, descongestionar los Servicios que estaban más saturados y proceder a una primera ordenación. Dada la urgencia que requería esta operación, se efectuó, sin las formalidades de una transferencia reglada, del modo conocido en Archivística como “transferencias directas en masa”.
Fue en la primera fase de organización del Archivo, en la que se iban sentando las bases para ofrecer un servicio eficaz, cuando se definió el procedimiento y el orden a seguir en el tratamiento de la documentación. Cualquier decisión equivocada o tomada precipitadamente podía condicionar el futuro. A pesar de ello, una de las ventajas que tenía el partir de cero en la organización del Archivo fue que no se tenía lastre de ninguna clase: para bien o para mal, no había nada anterior que condicionara nuestro trabajo.
Una de las primeras dificultades que se presentaron para la organización del Archivo fue la de no disponer de espacio ya que no se había previsto un lugar para su instalación.
Para la instalación definitiva del Archivo se acondicionó el sótano que hay en la Facultad de Filología, sita en el edificio de la Fábrica de Tabacos. El acondicionamiento del sótano de la Facultad de Filología se ha realizado en varias fases. En la primera se acondicionaron dos espacios: en el más amplio se instalaron 1.788 metros lineales de estanterías metálicas; el más pequeño se ocupó con los despachos. Ambos lugares se dotaron con un sistema de aireación mecánica, detectores de humo, sistema automático de cortafuegos, y la instalación eléctrica se hizo observando las normas de seguridad que disponía la legislación vigente.
En primer lugar se organizó la documentación que estaba acumulada en varias dependencias de la Universidad. Después se ordenaron más de 6.000 cajas con documentación diversa, procedentes de los Servicios de Alumnos y de Ordenación Académica, y cerca de 4.000 expedientes personales enviados por los Servicios de Personal Docente y de Personal de Administración y Servicios.
Actualmente ocupamos varias dependencias que suman 910.88 metros cuadrados. Tenemos 2.452 metros lineales de estanterías metálicas que contienen la documentación en fase de estudio y la que está en espera de ser eliminada, cuando se hayan cumplido los plazos reglamentarios. También se han adquirido, por ahora, 1.774.88 metros lineales de armarios compactos que se han dedicado para contener la documentación de conservación permanente. Planeros, archivadores verticales, cajoneras, carros, armarios, etc., han ido completando el mobiliario del Archivo.
Como se ha expuesto anteriormente, la primera documentación llegó al Archivo, dadas las circunstancias, sin cumplir con rigor las formalidades habitualmente requeridas. Cuando la situación empezó a normalizarse, los ingresos de documentación se hicieron mediante transferencias ordinarias, siguiendo el ciclo de vida de los documentos, observando unas reglas y unos plazos de obligatorio cumplimiento. A finales de 2008 se haban recibido en el Archivo 360 transferencias.
Al tiempo que se efectuaba la recepción y organización de la documentación se iniciaron los estudios de identificación y valoración de series documentales para determinar los períodos que han de permanecer en los archivos de gestión, los plazos de su valor administrativo y fiscal, así como para fijar las normas de acceso y establecer su conservación permanente o su eliminación. Por otra parte, el análisis minucioso de la documentación nos permitió ir elaborando el Cuadro de Clasificación, que se ha hecho atendiendo a las funciones implícitas en los expedientes.
En la Comisión Técnica de Clasificación de la Documentación, que se constituyó en el año 2000, se han presentado treinta y nueve estudios de identificación y valoración de series documentales que, posteriormente, fueron aprobados por el Consejo de Gobierno.